法人税法上の帳簿書類等の保存について

(1)帳簿書類等の保存期間

法人は、帳簿を備え付けて取引を記帳するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存しなければなりません。

(2)帳簿書類の保存方法

1)原則的な保存方法

 帳簿書類の保存方法は、個人と同様に紙による保存が原則となります。したがって、パソコン等で作成した帳簿書類についても、原則としてアウトプットした紙により保存する必要があります。

2)マイクロフィルムによる保存方法

 保存期間の最後の2年間に当たる6年目および7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。

3)電磁的記録による保存方法

 現在では電子申告の普及も進み、多くの会社の申告書は手書きではなく、各種の会計・税務申告ソフトなどを使って作成されています。このように自身がパソコン等を使用して一貫して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものについては、紙による保存ではなく、サーバ・DVD・CD等に電子的に記録しそのまま保存することができます。

ただし、こうした記録の保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請書は、備付けを開始する日の3カ月前の日までに提出する必要があります。

4)スキャナ読取りの電磁的記録の保存方法

 会社の取引量が多い場合、保存を義務付けられている書類の保管場所に苦労し、保管場所のコストもかさみます。
しかし、あらかじめ所轄税務署長に申請書を提出し承認を受けることで、保存すべき書類のうち、以下の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナによる保存を行うことが可能です。
ただし、この申請は、スキャナ記録による保存を行おうとする日の3カ月前の日までに提出する必要があります。

5)電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存

 会社が最初の記録段階から一貫してパソコンなどの電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件のもとで、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することが可能です。

なお、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。また、この申請書は、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行おうとする日の3カ月前の日までに提出する必要があります。

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